Moni yhdistys on viime aikoina joutunut pohtimaan, miten hoidetaan mallikkaasti lakisääteiset tai muuten tarpeelliset toimet, joiden vuoksi on totuttu kokoontumaan joukolla yhteen.
Ympäri maailmaa vauhdilla leviävän vakavan virussairauden torjuntatoimista erääksi tärkeimmistä on nostettu fyysisten kontaktien minimointi, ja erityisesti kaikkia riskiryhmiin kuuluvia on kehotettu toistaiseksi pysymään kotioloissaan.
Poikkeusolojen vuoksi myös Pitkäjärven kunnostusyhdistyksen piti luopua tavanomaisesta menettelytavasta vuosikokouksen järjestämisessä. Yhdistyksen puheenjohtaja Veikko Hoppula lähti kartoittamaan vaihtoehtoisia toimintamalleja.
– Vapaaehtoisessa kotiarestissa ollessa tulee muutenkin istuttua normaalia enemmän tietokoneen vieressä ja samalla ehkä aivojumppanakin selailtua erilaisia kiinnostavia kohteita, hän kertoo.
Hoppula lähti siitä, että kokouksen pitäisi olla mahdollisimman pienitöinen järjestää, se ei saisi edellyttää osallistujilta erityisiä tietotekniikkataitoja ja sen tulisi olla kohtuullisen helposti jokaisen jäsenen saavutettavissa.
Esimerkiksi sähköpostin tai puhelimen välityksellä tietyllä kellonlyömällä järjestettävää kokousta Hoppula pitää järjestäjän kannalta työlään tuntuiselta. Hänen kokemuksensa mukaan ihmiset eivät ole tottuneet reaaliaikaiseen viestittelyyn, kun sähköpostiakin luetaan kovin satunnaisesti.
Netti- ja puhelinyhteyksissä saattaa myös olla ongelmia, mikä onkin Hoppulan mukaan arkipäivää juuri Pitkäjärven ympäristössä, kun operaattoreiden kuuluvuuskaistat noudattelevat vain päätieverkkoja. Yhtäaikaisten käyttäjien määrän voimakas kasvu tuntuu kaistanleveyden jakamisessa.
Omatekoinen ratkaisu
– Kahlattuani lävitse kohtuullisen kirjon tarjolla olevia netti- kokoussovelluksia, lähinnä käytettävyyttä arvioiden, tulin siihen tulokseen, ettei mikään valmis ohjelma sovellu meidän tarpeisiimme haluamallani tavalla. Kuten tavallista, ellei valmista tuotetta ei ole saatavilla, sellainen pitää tehdä itse, Hoppula hymähtää.
Hän oli aiemmin rakentanut Pälkäneen Pitkäjärven kunnostusyhdistyksen viestintävälineeksi ja käyntikortiksi omat internet-sivut, joten tuntui luonnolliselta yhdistää kokoustoimintokin niiden osaksi.
Netissä toteutettavalla kokoustavalla on Hoppulan mukaan joitakin etuja muihin versioihin verrattuna.
– Se esimerkiksi madaltaa jäsenten osallistumiskynnystä eräisiin muihin etäkokousmenettelyihin verrattuna, koska ei ole liian aikasidonnainen – kukin voi osallistua itselleen parhaiten sopivalla hetkellä kunhan se tapahtuu kokousajan kuluessa. Kokouskutsut toimitetaan jäsenille sähköpostilla.
Kokous ei myöskään edellytä uudenlaisten sovellusten lataamista tai opiskelua, vaan riittää jos osaa käyttää nettiselainta ja kirjoittaa erikseen ilmoitettavan suojaus-salasanan sekä oman nimensä.
Hoppula näkee menettelytavan vahvistavan demokratiaakin, kun jäsenistöstä tavoitetaan selkeä enemmistö.
– Ulkopuolelle jäävät ainoastaan ne, joilla lainkaan ei ole käytettävissään tietoliikenneyhteyksiä. Heille taas järjestetään osallistumismahdollisuus joko kirjeitse tai puhelimella.
