– Kyllä se on viikonloppu ja myöhäinen ilta, kun teen paperihommia ja joskus ne jäävät roikkumaankin, Parru ja Putki -toiminimen yrittäjä Veli-Pekka Virtanen toteaa.
Sama tilanne tuntuu vallitsevan muillakin pienyrittäjillä. Yrittäjä käyttää työaikansa mieluiten siihen, minkä parhaiten osaa ja mistä asiakkaat maksavat.
– Kuka nyt paperitöistä tykkäisi, ne on vaan pakko hoitaa, taksiyrittäjä Mikko Helenius tokaisee.
Suuren osan paperinpyörityksestä yrittäjä voi kuitenkin ulkoistaa kirjanpitäjälle. Näin toimii valtaosa yrittäjistä. Kirjanpitäjä on oman alansa asiantuntija ja hallitsee lakipykälien ja muun byrokratian kiemurat.
– Ilman kirjanpitäjää alkaisi äkkiä kulua aikaa veroasioiden selvittelyyn, Virtanen sanoo.
Liput ja laput on koottava kirjanpitäjälle
Vaikka kirjanpitäjä tekeekin tiliöinnit ja laskee lakisääteisten maksujen määrän, yrittäjän vastuulla on edelleen aineiston kokoaminen kirjanpitäjälle. Aineisto koostuu maksetuista laskuista ja omista myyntitositteista.
Liiketoiminnan luonteesta riippuu, tuleeko kuitteja muutama vai mapillisia kuukautta kohden. Yrittäjiäkin on erilaisia, ja joillekin paperitöiden hoitaminen ei ole ongelma.
– Minä teen paperitöitä lähes päivittäin. Maksan laskuja ja järjestän kuitit oikeaan järjestykseen, vaatetusliike Fiinaa pitävä Annikki Westman kertoo.
Kirjanpidon Westman on silti ulkoistanut ja on ratkaisuunsa tyytyväinen.
– En pysty hoitamaan paperitöitä liikkeen ollessa auki ja siksi ne tuppaavat jäämään iltoihin ja viikonloppuihin. Teen itse vain sen verran, että tunnen tietäväni, missä mennään.
Tarkkuus ja täsmällisyys paperiasioissa on yrittäjälle hyveitä, mutta kaikki eivät vastaavaan pysty.
– Joillekin aineiston kokoaminen on hieman tahmeaa ja joskus joudun vähän patistelemaankin, tilitoimistoyrittäjä Raija Hallila kertoo.
Verojen kanssa oltava tarkkana
Erityisesti verottajan suuntaan vitkuttelu voi tulla kalliiksi. Verottaja muistuttaa maksamattomista veroista yleensä vain kerran.
– Mikäli veroja on rästissä, ne laitetaan nykyisin aika nopeasti ulosottoon. Siksi pitää olla hereillä ja reagoida verottajan selvityspyyntöihin nopeasti. Jos kassassa ei ole rahaa verojen maksuun, voi verottajan kanssa neuvotella maksusuunnitelman, Raija Hallila kertoo.
Yrittäjä maksaa veroa liiketoimintansa tuloksesta. Toimintansa vakiinnuttaneita yrityksiltä vero kerätään ennakkoon kerran kuukaudessa. Palkkaa maksavien yrityksien tulee maksaa palkoista ennakonpidätykset. Kaikkein hämmentävin vero on kuitenkin arvonlisävero, jota yritykset keräävät ja välittävät valtiolle. Myyntilaskuissa kerätystä verosta vähennetään yrittäjän ostoissa maksamat arvonlisäverot.
– Arvonlisäveroa koskevat erityiskysymykset lisääntyvät jatkuvasti, Jaana Jokinen Kukkian Tilipalvelusta kertoo.
Monialayrittäjä Satu Ukkosen palveluissa on mukana kolmea eri alv-kantaa.
– Akupunktion hintaan arvonlisäveroa ei lisätä lainkaan, elintarvikkeissa sitä on 14 prosenttia ja kaikissa muissa minun palveluissani se on 24 prosenttia, hän summaa.
Ihan näin selkeää laskutus ei käytännössä ole, sillä Ukkonen tekee paljon yhdistelmähoitoja.
– Niissä laskutus tulee sen mukaan, mikä hoito on pääosassa.
Hyvä kirjanpitäjä on kullanarvoinen yhteistyökumppani
Vaikka kirjanpitäjä laskee verot ja muut mahdolliset lakisääteiset maksut sekä valmistelee veroilmoituksen, yrittäjä on silti viime kädessä vastuussa siitä, että asiat hoituvat niin kuin pitääkin. Siksi ei ole yhdentekevää, kuka kirjanpidon hoitaa.
Pienen paikkakunnan yrittäjien etuna on se, että täällä luotettava ja omaan liiketoimintaan soveltuva yhteistyökumppani löytyy aika helposti puskaradion avulla.
– Pienten tilitoimistojen valtti ovat pitkät ja pysyvät asiakassuhteet. Opimme tuntemaan asiakkaamme ja rakentamaan luottamuksellisen suhteen. Isoissa toimistoissa pienyrityksellä ei enää nykyisin välttämättä ole lainkaan omaa kirjanpitäjää, Jaana Jokinen kertoo.
Kovin kaukaa kirjanpitäjää ei kannata hakea, varsinkaan jos tälle toimitettavaa paperia tulee paljon. Toki niiden toimittamisenkin voi ulkoistaa esimerkiksi Postille. Moni kuitenkin vie laput perille henkilökohtaisesti.
Kirjanpidon, lakisääteisten maksujen laskemisen ja veroilmoituksen laadinnan lisäksi kirjanpitäjä auttaa yrittäjää järkevän taloudenpidon suunnittelussa.
– Autan yrittäjää huomioimaan sen, mihin verovähennyksiin hän on oikeutettu. Erityisesti maatalousyrittäjille lasken myös investointien kannattavuutta, Esko Peltonen Luopioisten Tilipalvelusta kertoo.
Yrittäjät kiittävät kirjanpitäjiään erityisesti siitä, että yhteistyö vähentää heidän stressiään.
– Kyllä kirjanpitäjä on aika kullanarvoinen asia. Mielelläni maksan siitä, että osaava ihminen hoitaa ja vie tiedot eteenpäin verottajalle. Myös siinä on suuri turva, että kirjanpitäjä tietää ja osaa neuvoa, mitä asioita verotuksessa kannattaa vähentää, Mikko Helenius sanoo.
Sähköinen kirjanpito tekee tuloaan
Maailma muuttuu vähitellen sähköiseen muotoon myös pienyrittäjien kirjanpidossa. Kertarysäyksellä muutos ei kuitenkaan uhkaa papereihin tottunutta yrittäjää.
– Minulla on asiakkaina paljon eläkeikää lähestyviä yksinyrittäjiä, joiden kanssa jatkamme heidän niin halutessaan yhteistyötä paperikirjanpitona, kuten tähänkin asti, Jaana Jokinen lupaa.
Hän on vuosi sitten hankkinut uuden, pilvipohjaisen taloushallinnon ohjelmiston, joka mahdollistaa täysin paperittoman kirjanpidon.
Esko Peltosella on ensimmäistä vuotta käytössään maatalouden kirjapitoon tehty Webwakka-ohjelmisto ja sen ohella hän käyttää myös perinteisempää konekohtaista ohjelmistoa.
Raija Hallilalta ei kukaan asiakas vielä ole pyytänyt pilvipohjaista kirjanpitoa, mutta hän on valmis ottamaan sen käyttöön tarvittaessa.
– Sähköinen kirjanpito voisi olla näpsäkkä, Satu Ukkonen haaveilee.
Häntä kuitenkin mietityttää, sillä omalla tilitoimistolla ei ainakaan toistaiseksi ole tarjota sitä.
– Yhteistyö kuitenkin toimii hyvin ja sen katkaiseminen olisi vähän hankalaa, hän sanoo.
Kirjanpidon lisäksi yritystoimintaan liittyvä byrokratia sähköistyy. Esimerkiksi verottaja huolii joitakin tietoja enää vain sähköisesti.
– Tulevaisuudessa yrittäjien on hyvä varautua myös verohallinnon kansalliseen tulorekisteriin. Tämä tulee mahdollistamaan reaaliaikaisen verotuksen, Jaana Jokinen huomauttaa.
Myös laskutus siirtyy vähitellen yhä enemmän sähköiseksi. Tässä on kuitenkin paljon vaihtelua toimialojen ja asiakaskunnan mukaan. Yrityksille palvelujaan myyvä yrittäjä pystyy hyödyntämään e-laskua, mutta yksityisasiakkaille tarvitaan yleensä paperinen lasku – tai sähköpostin liitetiedosto.
– Minä hoidan laskutuksen mustekynän ja excelin avulla. Haluan hoitaa sen itse, sillä näin on myös helpompi selvittää asiaa, jos asiakas kysyy laskusta jotain, Veli-Pekka Virtanen toteaa.
Laskutus on joissain tapauksissa myös mahdollista ulkoistaa kirjanpitäjälle.
– Jos yrittäjä käyttää vain työkoneita eikä lainkaan tietokonetta, hoidan myös laskutuksen, Esko Peltonen kertoo.
Byrokratiasta huolimatta yrittäjyyttä ei kannata pelätä
Yrittäjiksi aikovia toimivat pienyrittäjät kannustavat tarttumaan haasteeseen.
– Yrittäjäkurssi kannattaa kyllä käydä, siellä saa tietoa muun muassa lainsäädännöstä ja vakuutusasioista, Satu Ukkonen sanoo.
Hän kuitenkin muistuttaa, että yrittäjänä pitää tehdä muutakin kuin sitä työtä, mitä rakastaa. Moneen asiaan löytyy kuitenkin hyvä yhteistyökumppani kyseisen alan yrittäjästä, joten kaikkea ei tarvitse – eikä kannatakaan tehdä itse.
– Ilmaiseksi itse tein ja säästin -toimintatapa ei aina ole paras ratkaisu, hän muistuttaa.
Yli 30 vuotta yrittäjänä toiminut Annikki Westman sanoo, että aluksi paperityöt olivat hänelle ahdistuksen paikka, mutta hän on tottunut niihin.
– Ei yrittäjyyttä kannata pelätä, kunhan hankkii hyvän kirjanpitäjän, johon luottaa, hän sanoo.
Moni yrittäjä on hyvin tyytyväinen elämäänsä, yrittäjyyden haasteista huolimatta. Vastuiden lisäksi yrittäjyys tarjoaa vapautta eri tavalla kuin toisen palveluksessa työskenteleminen.
– Loppujen lopuksi olen aika tyytyväinen yrittäjänä oloon. Tässä on vapaus päättää oman työpäivän pituus ja minulla se on yleensä 12 tuntia, Veli-Pekka Virtanen kuittaa.
Satu Ukkonen muistuttaa, että lomatkin on merkittävä kalenteriin ja viikossa on pidettävä vähintään yksi vapaapäivä. Muuten uhkana on uupuminen.
– Omalla alallani erityisesti iltojen tulisi olla pidempiä, että voisin ottaa enemmän töitä vastaan.
