Bittinikkarit ovat kehittäneet monenlaisia pilvipalveluita, joiden avulla on helppo säilyttää ja jakaa tiedostoja. Ne ovat käteviä, kun tekee töitä monessa paikassa ja monella koneella: voi aina jatkaa siitä, mihin on edelliskerralla jäänyt.
Monen työpöydän ongelmaan on myös yksinkertainen ja omatoiminen ratkaisu. Keskeneräiset projektit voi lähettää itselleen sähköpostilla. Näin tekemättömät työt kertyvät kätevästi muiden hoitamattomien hommien jatkoksi alati kasvavaan sähköpostijonoon.
Isot projektit lihottavat tekemättömien töiden listaa. Mutta kun pitkään hauduteltu teemalehti, tilaustyö tai tapahtuma on ohi, saakin kerralla kuitata kasan viestejä hoidetuksi. Kauan tarttumista odottaneet asiat eivät enää olekaan ajankohtaisia.
Sähköposti toimii mainiona kirittäjänä. Työn tarkoitukseksi ja mittariksi muodostuu sähköpostin siivous.
Sähköpostinäkymässä on kolme tasoa. Ylimpänä ovat tuoreet, lukemattomat viestit. Tärkeät viestit voi vielä erottaa omaan osaansa tähtimerkinnällä. Alimpana ovat ynnä muut viestit, joita ei tarvitse seurata kaiken aikaa. Sinne kertyy tavaraa muun muassa sellaisilta massapostittajilta, joita ei ole jo merkitty roskapostiksi.
Arjen kannalta tärkein on lukemattomien viestien lista. Hoidettavat asiat ovat tässä osastossa. Jos lukee viestinsä luurista, muttei pysty hoitamaan asiaa saman tien, viestin voi merkitä lukemattomaksi. Silloin asia odottaa postissa parempaa hetkeä. Ja jos vastaa tien päällä puhelimeen, varminta on pyytää soittajaa lähettämään sähköpostia ennen kuin asia unohtuu.
Kun keskittyy hoitamaan päällekaatuvia asioita, vähemmän kiireisiä kasautuu koko ajan lisää. Tällaisella sähköpostipingiksellä kerää itselleen huomaamattaan hoitamattomien asioiden suman. Silloin oma kone alkaa helposti hyytyä. Siksi olisi välillä hyvä saada siivottua postinsa.
”Hyvä! Olet lukenut kaikki postilaatikossasi olevat tärkeät viestit”, sähköposti kiittelee ensimmäisen kerran sen jälkeen, kun uusi järjestelmä otettiin joskus kymmenen vuotta sitten käyttöön.
Kyse on maaliskuun ekapäivän ihmeestä. Vielä edellispäivänä lukemattomia viestejä oli viitisenkymmentä. Yön aikana ne kaikki ovat kadonneet.
Tuli pieni paniikki, sillä hommat ovat edelleen hoitamatta. Viestit eivät palanneet näkymään, vaikka sähköpostiin kirjautui moneen kertaan eri selaimilla. Eivät ne silti kadonneet olleet. Kaikki oli vain kuitattu luetuksi.
Tarttumista odottavien asioiden löytäminen reilun 53 000 viestin joukosta on varsin työlästä. Viestejä kertyy toista tuhatta kuukaudessa, ja osa hoitamista odottaneista viesteistä oli vuodenkin takaa. Olisi jokseenkin mahdotonta seuloa tärkeitä viestejä esiin tuhansien muiden seasta.
Riensin koneelta toiselle siinä toivossa, että jonkun laitteen sähköpostinäkymä ei olisi vielä ehtinyt päivittyä. Silloin voisi saada ruutukaappauksen lukemattomista viesteistä. Turha toivo: posti päivittää itseään tehokkaasti.
Kun pahin paniikki oli ohi, tuli omituisen huojentunut olo. Nyt saisi aloittaa puhtaalta pöydältä. Ne jotka odottavat vastausta tai yhteydenottoa riittävän pontevasti, ottavat varmaankin yhteyttä, kun tältä suunnalta ei kuulu mitään. Ne loput eivät sitten varmaankaan olleet niin kovin tärkeitä asioita.
Siitä ei ole minkäänlaista käsitystä, kuka tai mikä sähköpostin suursiivouksen takana oli. Onko bittinikkarille tapahtunut moka, jonka vuoksi sähköpostijärjestelmään on ohjelmoitu maaliskuun vaihteen suursiivous? Vai oliko kyse taskutoiminnosta? Luuri nimittäin piippaili lumisessa metsässä hikisenä rämpiessä ja kertoi havainneensa kosteutta USB-liittimessä. Olisiko pakkosammutuksen ja -latauksen yhteydessä tapahtunut myös merkitse kaikki luetuksi -ilmiö?
