Lukija tiedustelee, milloin on velvollisuus luovuttaa oma henkilötunnus erilaisiin rekistereihin.
Henkilötunnusta saatetaan vaatia erilaisiin kyselyihin, asiakasrekistereihin ja muihin tarkoituksiin. Onko meillä velvollisuus antaa henkilötunnus esimerkiksi kaupan tiliasiakkaaksi hakeuduttaessa tai postimyyntitilauksessa? Entä kirjastokorttia tai kuntosalikorttia haettaessa? Vaatiiko lehtitilaus, kokous- tai juhlatilan tai lomamökin varaus henkilötunnusta?
Onko yksityisellä elinkeinoharjoittajalla kuten kauppiaalla sekä viranomaisella kuten kunnalla samankaltainen oikeus vaatia henkilötunnusta?
Oikeus henkilötunnuksen keräämiseen perustuu henkilötietolakiin. Lain tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa ja ennaltaehkäistä yksityisyyden suojan loukkaukset. Tämän vuoksi laissa säädetään ne olosuhteet, joiden vallitessa henkilötunnuksen käsittely on sallittua.
Henkilötietolain 13 §:n mukaan henkilötunnusta saa käsitellä rekisteröidyn yksiselitteisellä suostumuksella. Henkilötunnuksen käsittelyn tulee olla kuitenkin aina tarpeellista. Suostumuskaan ei oikeuta rekisterin pitäjää käyttämään henkilötunnusta tarpeettomasti.
Henkilötunnusta saa käsitellä myös, jos käsittelystä säädetään laissa. Tällaisia säännöksiä henkilötunnuksen käsittelystä sisältyy esimerkiksi väestötietolakiin, kaupparekisterilakiin, lainhuuto- ja kiinnitysrekisterilakiin tai veromenettelystä annettuun lakiin.
Henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tai rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Näissä tapauksissa henkilötunnusta saa käsitellä vain, jos se on tärkeää tehtävästä suoriutumiseksi. Se, että henkilötunnuksen käsittely nopeuttaisi tehtävästä suoriutumista, ei ole peruste henkilötunnuksen käyttämiselle.
Henkilötunnusta saa henkilötietolain mukaan käsitellä myös historiallisessa ja tieteellisessä tutkimuksessa taikka tilastointia varten.
Henkilötunnusta voidaan käyttää vain, jos tehtävä vaatii yksiselitteistä yksilöimistä esimerkiksi tutkimustietojen yhdistämiseksi. Tällöinkin pitäisi lähtökohtaisesti pyrkiä saamaan rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelyyn.
Henkilötietolaki säätää oikeudesta käyttää henkilötunnusta tietyillä toimialoilla kuten luotonannon yhteydessä tai saatavan perimisessä, vakuutus-, luottolaitos-, maksupalvelu-, vuokraus- ja lainaustoiminnassa, luottotietotoiminnassa, terveydenhuollossa ja sosiaalihuollossa. Näissä toiminnoissa on katsottu, että jo rekisteröidyn oikeusturva edellyttää, että rekisteröidyn tunnistaminen voidaan tehdä riittävällä varmuudella.
Lukija tiedustelee, onko henkilötunnus annettava postimyyntitilauksessa, hakeuduttaessa kaupan tiliasiakkaaksi, haettaessa kirjasto- tai kuntosalikorttia, tilattaessa lehteä, varattaessa kokous- tai juhlatilaa tai lomamökkiä.
Tietosuojavaltuutettu on ottanut kantaa useisiin tapauksiin, jotka koskevat henkilötunnuksen tallentamista.
Henkilötunnuksen tallentamisen on katsottu olleen tarpeellista, jos kyse on ollut kyse palvelun tai tavaran myynnistä etukäteen luotolla. Esimerkiksi kaupan tiliasiakkuuden, lomamökin tai juhlatilan peruuttamattoman varauksen tai luotonannolla tapahtuvan postimyyntitilauksen voidaan katsoa olevan tilanteita, jolloin henkilötunnuksen käsittely on tarpeellista. Mutta henkilötunnusta tuskin tarvitaan, jos on ostamassa kuntosalikorttia ja maksamassa kuntosalikäyntejä etukäteen.
Tietosuojavaltuutettu on katsonut, että henkilötietoa ei tule käyttää kirjastossa asiakasnumerona, eikä henkilötietoja tulisi merkitä kirjasto- tai opiskelijakorttiin. Sen sijaan kirjaston lainausjärjestelmiin henkilötunnuksen saa tallentaa perintää varten.
Vaikka rekisterin pitäjällä olisi oikeus henkilötunnuksen keräämiseen ja käyttämiseen, hänelle aiheutuu myös velvoitteita henkilötunnuksen asianmukaisesta käyttämisestä. Rekisterin pitäjällä on velvollisuus huolehtia siitä, että henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin asiakirjoihin. Henkilötunnuksen merkitseminen esimerkiksi postilähetyksiin ei ole sallittua.
Sirpa Leppäkoski
